根據(jù)《廣東省成人高等教育學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》第四條的精神，建立學(xué)生學(xué)籍檔案。又根據(jù)粵教高[2004]9號文的精神，為了加強學(xué)生學(xué)籍和學(xué)習(xí)檔案管理工作，特制訂本規(guī)定：
　　1.每年錄取新生后，應(yīng)及時做好電子檔案的移交和接管、復(fù)查工作。
　　2．建立完整的學(xué)生學(xué)籍檔案（包括招生報名登記表[電子表格]、學(xué)生學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績單等），學(xué)生學(xué)籍表在學(xué)生畢業(yè)后送學(xué)校檔案室留存。
　　3．按年級專業(yè)班學(xué)生名冊，對學(xué)生檔案進行統(tǒng)一編號，以班級為單位分別保管。
　　4．每學(xué)期對轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)的學(xué)生進行一次檔案的調(diào)整清理。
　　5．認真做好學(xué)生檔案防濕、防火、防盜、防失和防蛀等工作。
　　6．學(xué)生檔案一般不予外借，若需查閱者應(yīng)當(dāng)場查閱后即交還管理人員；確需外借的要經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借用手續(xù)，方可借出。
　　7．畢業(yè)生在領(lǐng)取畢業(yè)證書時應(yīng)同時領(lǐng)取有關(guān)學(xué)習(xí)檔案。領(lǐng)取檔案者必須辦理移檔簽收手續(xù)，不按規(guī)定時間領(lǐng)取學(xué)習(xí)檔案者，學(xué)院將不再負責(zé)供給，后果由學(xué)生本人自行負責(zé)。以前有未領(lǐng)取檔案的畢業(yè)學(xué)生，必須于2004年5月份之前到汕頭大學(xué)成人教育學(xué)院辦理有關(guān)領(lǐng)取學(xué)習(xí)檔案的手續(xù)。過期未辦理領(lǐng)取學(xué)習(xí)檔案手續(xù)者，后果由學(xué)生本人自行負責(zé)。
　　8．本規(guī)定自二○○四年二月一日起執(zhí)行。過去有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定有矛盾時，以本規(guī)定為準。本規(guī)定的解釋權(quán)在汕頭大學(xué)成人教育學(xué)院。

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